「ペーパーレス」のおさらい
前回の記事ではペーパーレスとはそもそもどういったものなのか、
ペーパーレス化することのメリットやデメリット、
そして、ペーパーレス化を進める際に
注意しなくてはならないポイントをご紹介しました。
今回、導入シミュレーションに入る前に
もう一度ペーパーレスについておさらいしましょう。
ペーパーレス化とは、
これまで紙で作っていた書類を全てデータ化することによって、
業務で使用する紙を減らすことです。
企業では資料や記録として多くの紙資源を消費しています。
そのため、ペーパーレス化による環境保全の動きが強まってきています。
さらに最近では自治体や政府でも徐々にペーパーレス化の動きが広がっています。
発行する証明書などにも徐々に電子システムが採用されてきています。
ペーパーレス化にはコスト削減や環境に優しいというメリット以外にも、
様々なメリットがございます。
例えば、情報の検索性が向上するという点です。
紙媒体には大量の情報から求めるものを検索する機能がないため、
特定の資料を探すときに時間がかかってしまいます。
しかし、ペーパーレス化することができれば、
日時やカテゴリごとに簡単に情報を整理することができ、
簡単に資料を見つけることができるようになるのです。
また、キーワードで検索する場合、
データ化されていれば簡単に関連する資料を見つけられますが、
紙媒体は目視で中身をチェックしなければ見つけられません。
他にも書類をデータ化することによって情報共有がしやすくなったり、
情報漏えいや盗難のリスクを軽減できたりもします。
ただ、ペーパーレスにもデメリットは存在しています。
例えば、ペーパーレス化の方法として、
紙媒体をスキャンして画像データとして保存する場合、
紙よりも文字が見えにくくなってしまう可能性があります。
また、ペーパーレス化するために膨大なコストがかかってしまったり、
万が一システム障害が発生したときには、
書類を閲覧することができなくなったりしてしまいます。
ペーパーレス化にはこうしたデメリットがあることもよく理解しておきましょう。
ペーパーレス化を成功させるためには、
「なぜペーパーレス化するのか」という目的を明確にすることが大切です。
ペーパーレス化は管理者からすると費用対効果の高い施策と言えますが、
突然仕様が変わってしまうことで業務効率が悪くなってしまうことを懸念し、
現場で働いている従業員からは不安や抵抗が生じることがあります。
そのようなトラブルを避けるためにも、
しっかりとペーパーレス化の目的やメリットを説明し、
実際に利用する人の理解を得ていく必要があるでしょう。
ペーパーレス化を実施後のシミュレーション
ペーパーレスについてのおさらいをしてきましたが、
ここからは事例を元に、導入シミュレーションをご紹介していきます。
ペーパーレスサービス化を検討されている方は、ぜひ参考にしてみてください。
全国にチェーン展開する大手企業の場合
ペーパーレス化は大手企業ではこうした取り組みにいち早く乗り出しており、
コスト削減や業務の効率化を進めています。
次に、全国にチェーン展開する大手企業でペーパーレス化が行われた事例には
このようなものがあります。
該当の大手企業は全国に数百もの店舗数を誇っている企業なのですが、
ペーパーレスを導入する以前は全ての店舗から本部に申請書類がFAXで送付され、
データはメールにて添付されていました。
これによって申請や決裁業務を処理していたのですが、
店舗数もどんどん増えてしていったこと、
さらに帳簿の種類や申請に欠かせない業務も増えてしまったことで
本来の店舗業務とは別の部分に時間が割かれてしまうようになっていったのです。
これを改善するべく取り入れられたのが、ペーパーレスのサービスでした。
ペーパーレスサービスの導入は、
無駄に時間がかかってしまう業務時間を減らしつつ、
書類紛失や店舗側の決裁忘れをなくすことにもつながりました。
ペーパーレスサービス化したことによって、
誰がどのタイミングでどんな決裁を行ったのかが目に見えて分かりやすくなり、
本部の業務効率化にもつながりました。
また、データ管理によるコンプライアンス強化にもつながったようです。
多くの店舗を持っている企業は、
店舗ごとにペーパーレスのする旨を伝えても、
対応が変わってしまうことをよく思わない店舗側から
拒否反応を示されてしまうこともあるそうなので、
実際にチェーン展開を行っている企業でペーパーレスを導入する場合には、
店舗側への丁寧な説明が必要であると考えられます。
ただ、会社で今まで使われていた申請書などのフォーマットを
そのままに使用できるペーパーレスサービス
（フォーバルテレコムのおまか請求など）
もあるので、そういったサービスを導入することで
店舗側もこれまでの内容とほとんど変わらず、
素早くをペーパーレス化することができるようになるでしょう。
勤怠管理に取り入れた企業の場合
ペーパーレスは何も請求書や納品書のみに活用されるものではありません。
近年は様々な業務でのペーパーレスが進んでいます。
例えば、勤怠情報の管理においても紙媒体を使っている企業は多く見られます。
そんな中で、勤怠管理に関するペーパーレス化を進めようと、
サービスを導入した企業があります。
その企業では、これまで各店舗から勤怠申請書をFAXにて本社に送り、
一つひとつをチェックしていました。
その量は毎月数千部以上にも及び、
それを6人の担当者が1枚ずつ勤怠管理システムに入力していたのです。
しかし、6人掛かりでもこの作業に1日かかってしまい、
とても負担の大きな作業となってしまっていました。
また、この企業ではシフト制を取っており、
店舗間の人事異動があることも珍しくはなく、
働いている人も休日や勤務時間が固定されているわけではありません。
勤怠管理が終わらなければ給与計算ができないですし、
後々の作業もストップせざるを得ません。
そこで、ペーパーレス化することになったのです。
これまでは、FAXで送信したはずの勤怠届が
実は送信されていなかったというとき、
店側が送信していないのか、それとも本部側が受け取りに失敗しているのか
分からない状況になることもありました。
ときには勤怠届とは関係ないFAX文書が紛れることもあったようです。
しかし、ペーパーレス化したことにより、
これらのミスやトラブルを回避できるようになりました。
またコストに関しても、毎月数千枚にも及んでいた申請書類がほとんどなくなったため、
FAXにかかるコストや申請書類を保管しておくスペースを削減することに成功したそうです。
紙媒体は大量に保管する場合、
どうしても保管スペースが必要になります。
ペーパーレス化することでそのスペースを
他の業務に使えるようになったり、
保管場所を借りなくても良くなったりするため、
賃貸オフィスにもペーパーレスは有効です。
こちらの企業は入力業務を大幅に削減することができ、
業務を効率化することができました。
医療・介護サービスの場合
これまでは企業のペーパーレス化事例でしたが、
続いてご紹介するのは医療・介護現場の事例です。
医療分野では既に電子カルテシステムが導入され、
ペーパーレス化は進んでいるものの、
実は電子カルテ以外の稟議書決裁や有給休暇・特別休暇などの
申請書、物損報告書、議事録などは紙媒体であることが多く、
完全にペーパーレス化されているわけではありません。
そんな中で医療・介護サービスを提供する、
ある医療法人では上記のような事務作業に必要な紙媒体のほとんどをペーパーレス化し、
業務効率化を促進しています。
ペーパーレス化で問題になりやすいのは、
利用者に使い方が分からず、使用されなくなる可能性があるという点です。
実際に、この医療法人でも稟議書決裁をペーパーレス化したことがありましたが、
使い方が制限されてしまったことであまり良い状態にはなりませんでした。
そこで、誰でも簡単に使いやすいように
これまでの稟議書の形式と変わらないフォーマットに変更したところ、
ペーパーレス化の恩恵を受けられるようになったのです。
こちらではペーパーレス化の結果、業務の効率化が進み、
ムダな業務やムラのある業務などを取り除くことができ、正確性も高まったそうです。
特に決裁は最長で10日以上かかっていたものが翌日には決裁されるようになったり、
休暇申請に関しても集計や確認、出勤簿との照合作業にかかる時間が
短縮できたことで負担を大きく軽減させることに成功しました。
書類の不備を回避できるようにすらなったため、
医療・介護サービスの現場でも
ペーパーレス化はメリットの大きいということが分かります。
まとめ
以上、企業の業態や取り入れ方が異なる
ペーパーレス化の事例をご紹介してきました。
今回のペーパーレス化の事例で分かったことは、
やはり企業にとって多くのメリットを生み出せることです。
特に、紙媒体を使用するよりもコストが削減できる
という点は企業側にとって大きなメリットになると言えます。
ペーパーレス化は特にこれまで紙媒体で資料を作ったり、
申請書を提出したりしていた企業にとっては大きなコスト削減につながります。
場合によっては年間で数百万円もの削減が可能になるケースもあるので、
ペーパーレスによるコスト削減のメリットは大きいといえるでしょう。
考慮すべきポイントとしては、
ペーパーレス化を行う前に、
実際に使用する人に向けて十分な説明をしなければならないという点が挙げられます。
多くの方がシステムを共有するのであれば、
理解を得るためにも目的と効果を明確に伝え、
どんなメリットがあるのかも先に説明しておくべきだと言えるでしょう。
