フォーバルテレコム

フォーバルテレコムの「ペーパーレスソリューション」の導入シミュレーション

「ペーパーレス」のおさらい

前回の記事ではペーパーレスとはそもそもどういったものなのか、
ペーパーレスを導入することによって生まれるメリット・デメリット、
そしてペーパーレスを進めていく中で
注意しなくてはならないポイントなどをご紹介しました。

今回、導入シミュレーションに入る前に
もう一度ペーパーレスについておさらいしておきましょう。

ペーパーレスとは、
これまで紙で作っていた資料などを全てデータ化させることによって、
業務上で使用する紙をなくすことです。

企業では会議に使われる資料や書類など、多くの紙資源を利用しています。
そのため、紙資源を減らすことで環境保全を行う動きが強まってきているのです。

さらに最近では自治体・政府に関連する証明書などに関しても
電子申請システムが採用されており、
徐々に廃止につなげる動きも広がっています。

ペーパーレスにはコスト削減や環境に優しいというメリット以外にも、
様々なメリットが見られます。

例えば、検索性が向上するという点です。
紙媒体には検索する機能がないため、
ある資料を探したい時にも全ての資料の中から探す必要があります。

データ化することによって日時やカテゴリごとに簡単に区分することができ、
簡単に資料を見つけることができるようになるのです。

また、キーワードで検索したい場合にも、
データ化された資料であれば簡単に見つけられますが、
紙媒体は中身を目視でチェックしなければキーワードに関連する資料を見つけられません。

他にも書類をデータ化することによって情報共有がしやすくなったり、
情報漏えいや盗難のリスクを軽減することも可能です。

ただ、ペーパーレスにもデメリットは存在しています。

例えば、スキャンして画像データとして保存するペーパーレスを導入した場合、
紙よりも見えにくくなってしまう可能性があります。

また、ペーパーレスを導入するためのコストがかかってしまったり、
データベースシステムで管理することになるため、
万が一システム障害が発生してしまうと書類を閲覧することができなくなってしまいます。

こうしたデメリットがあることも理解しておきましょう。

ペーパーレスを導入して成功させるためには、
「なぜペーパーレスを導入する必要があるのか」という目的を明確にすることが大切です。

ペーパーレス導入は長期的な目線で見るとかなり効果の高いサービスと言えますが、
逆に実際に働いている現場からすると突然仕様が変わってしまうことで
業務効率が悪くなってしまうことを懸念し、不安感や抵抗意識が生まれてしまいます。

そのようなトラブルを避けるためにも、
しっかりとペーパーレスの目的やどのようなメリットがあるのかを説明し、
実際に利用する人の理解を得ていく必要があると言えるでしょう。

ペーパーレスを導入後のシミュレーション

ペーパーレスについてのおさらいをしてきましたが、
実際にペーパーレスを推進していくためには何が必要になってくるのでしょう?
事例を元に、導入シミュレーションをご紹介していきます。

ペーパーレスサービスの導入を検討されている方は、ぜひ参考にしてみてください。

全国にチェーン展開する大手企業の場合

ペーパーレスは全国的に普及し始めていますが、
中でも大手企業ではこうした取り組みにいち早く乗り出しており、
コスト削減や業務の効率化を進めています。

全国にチェーン展開する大手企業でペーパーレスの導入が行われた事例に
次のようなものがあります。

該当の大手企業は全国に数百もの店舗数を誇っている企業なのですが、
ペーパーレスを導入する以前は全ての店舗から本部に申請書類がFAXで送付され、
データはメールにて添付されていました。

これによって申請や決裁業務を処理していたのですが、
店舗数もどんどん増えてしていったこと、
さらに帳簿の種類や申請に欠かせない業務も増えてしまったことで
本来の店舗業務とは別の部分に時間が割かれてしまうようになっていったのです。

これを改善するべく取り入れられたのが、ペーパーレスのサービスでした。
ペーパーレスサービスの導入は、
無駄に時間がかかってしまう業務時間を減らしつつ、
本来の業務にかける時間を増やせるという効果はもちろん、
書類紛失や店舗側の決裁忘れをなくすことにもつながりました。

ペーパーレスサービスを実際に導入したことによって、
誰がどのタイミングでどんな決裁を行ったのかが目に見えて分かりやすくなり、
本部側の業務効率化にもつながりました。
また、データ管理によるコンプライアンス強化にもつながったようです。

多くの店舗を持っている企業は、
店舗にペーパーレスを導入する旨を伝えても、
対応が変わってしまうことをよく思わない店舗側から
拒否反応を示されてしまうこともあるそうなので、
実際にチェーン展開を行っている企業でペーパーレスを導入する場合には、
店舗側への丁寧な説明が必要であると考えられます。

ただ、会社で今まで使われていた申請書などのフォーマットを
そのままに使用できるペーパーレスサービス
(フォーバルテレコムのおまか請求など)
もあるので、そういったサービスを導入することで
店舗側もこれまでの内容とほとんど変わらず、
なおかつ業務時間自体を軽減させることができるようになるでしょう。

勤怠管理に取り入れた企業の場合

ペーパーレスは何も請求書や納品書のみに活用されるものではありません。
近年は様々な業務でのペーパーレスが進んでいます。
例えば、勤怠情報の管理においても紙媒体を使っている企業は多く見られます。
そんな中で、勤怠管理に関する紙媒体のペーパーレス化を進めようと、
サービスを導入した企業があります。

こちらの企業ではこれまで各店舗から勤怠申請書をFAXにて本社に送り、
一つひとつをチェックしていました。

その量は毎月数千部以上にも及び、
それを6人が1枚ずつ入力して勤怠管理システムに取り込む形を取っていたのです。

しかし、この作業には6人掛かりでも1日はかかってしまい、
とても大変な作業となってしまっていました。

また、この企業ではシフト制を取っており、
働いている人も休日や時間が固定されているわけではありません。

店舗間で人事異動があることも珍しくはなく、
勤怠管理の負担はかなり大きなものへとなっていってしまいました。

勤怠管理が終わらなければ給与計算ができなくなってしまいますし、
後々の作業もストップせざるを得ない状態になってしまいます。
そこで、ペーパーレス化を導入することになったのです。

これまでは勤怠届をFAXで送信していましたが、
FAXで送信すると送られていないことに気が付いたとき、
単純に店側が送信していないのか、
それとも本部側が受け取りを失敗しているのかが分からない状況を作ってしまっていました。
勤怠届とは関係ないFAX文書が入り込んでしまうこともあったようです。

しかし、ペーパーレス化に向けてサービスを導入したことにより、
これらのミスやトラブルを回避できるようになりました。

コストに関しても、毎月数千枚にも及んでいた申請書類がほとんどなくなったため、
FAXにかかるコストや申請書類を保管しておくスペースを削減することに成功しています。

紙媒体は実際に存在するため、
あまりにも大量の紙媒体を使用していると、
どうしても保管スペースが必要となってきてしまいます。

その分のスペースを削減することで、
他の業務に使えるスペースが確保できるようになったり、
わざわざ保管するための部屋を借りなくても良くなったりするため、
賃貸オフィスにもペーパーレスは有効的であると言えます。

こちらの企業では入力業務も大幅に削減することができ、
業務効率化につなげることができました。
経理だけではなく、こういった部分でのペーパーレス化も、
非常に重要なコストカット・業務効率化になっていると言えます。

医療・介護現場でペーパーレスを導入した場合

これまでは企業のペーパーレス導入シミュレーションを紹介してきましたが、
続いてご紹介するのは医療・介護現場でのペーパーレス導入です。

医療分野では既に電子カルテシステムが導入され、
ペーパーレスは進んでいるものの、
実は電子カルテ以外の稟議書決裁や有給休暇・特別休暇などの
申請書、物損報告書、議事録などは紙媒体であることが多く、
完全にペーパーレスになっているわけではありません。

そんな中で医療・介護サービスを提供する、
ある医療法人では上記のような事務作業に必要な紙媒体のほとんどをペーパーレス化し、
業務効率化を促進しています。

ペーパーレス化で問題になりやすいのは、
やはり導入したことによって利用する側で使い勝手が分からず、
受け入れられなくなってしまう可能性があるという点です。

実際に、この医療法人でも稟議書決裁でペーパーレスを導入したことがありましたが、
使い勝手が制限されてしまったことであまり良い状態にはなりませんでした。

そこで、誰でも簡単に使いやすいように
これまでの稟議書の形式と変わらない形のフォーマットへ変更したところ、
利用しやすくなってペーパーレス本来の効果を受けられるようになっていったのです。

こちらではペーパーレスを導入後、業務の効率化が進み、
ムダな業務やムラのある業務などを取り除くことができ、正確性が高まったそうです。

決裁は特に最長で10日以上かかっていたものが翌日には決裁されるようになったり、
休暇申請に関しても申請データの集計や確認、出勤簿との突き合わせ作業にかかる時間が
短縮できたことで負担を大きく軽減させることに成功しています。

書類の不備も回避できるようになっているため、
医療・介護サービスを提供しているところにも
ペーパーレス化はメリットの大きいということが分かります。

まとめ

ここまで企業の業態や取り入れ方が異なる
ペーパーレス化の事例をご紹介してきました。

今回のペーパーレス化の事例で分かったことは、
やはり企業にとって多くのメリットを生み出すことができる
という点が挙げられるでしょう。

特に、紙媒体を活用した時よりもコストが削減できる
という点については企業側にとって大きなメリットになると言えます。

コスト削減はすぐに実施できるものではありません。
商品やサービスの質にも影響してしまうため、
実際の商品やサービスの質とは関係ない部分から
コスト削減を施していくのは一般的です。

しかし、そういった部分からコスト削減を目指しても、
大幅なカットにつながらないことが多く見られます。

ペーパーレス化は特にこれまで紙媒体で資料を作ったり、
申請書を提出したりしていた企業にとっては大きなコスト削減につながります。

場合によっては年間で数百万円もの削減が可能になるケースもあるので、
ペーパーレスによるコスト削減のメリットは大きいと言えるでしょう。

考慮すべきポイントとしては、
ペーパーレスを導入する前に、
実際に使用する人に向けて十分な説明をしなければならないという点が挙げられます。

多くの方がシステムを共有するのであれば、
理解を得るためにも目的と効果を明確に伝え、
どんなメリットがあるのかも先に説明しておくべきだと言えるでしょう。

このような考慮すべきポイントはあるものの、
それに比べてメリットが多いので、
ぜひペーパーレスシステムを導入してみましょう。

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